Key Account Manager / Sales Manager und diplomierter Produktdesigner, 47…

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Hochmotivierter und Einkaufs- und Verkaufsleiter Fachsortimente, 48 Jahre, ledig, mobil…

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Die Prüfung von Bewerbungen kfm. und gew. Mitarbeiter

Grafik Bewerber

Neue Mitarbeiter sind unter anderem eines : Finanzielle Investitionen, bei welchen jeder Mitarbeiter (m/w)* jährlich inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Lohnnebenkosten das 16-fache des Brutto-Monats-Einkommens kostet, zzgl. Arbeitsmaterial, usw..

Bevor also die Mitarbeiterzahl durch Neueinstellungen erhöht wird, oder aber bei Ausfall eines Mitarbeiters automatisch ein Ersatz angefordert wird, sollte man sich die Zeit nehmen, um u.a. festzustellen,

     

      a) warum brauche ich diesen Mitarbeiter (m/w) ?

      b) mit welchen organisatorische Maßnahmen kann ich diese Planstelle kompensieren?

      c) bei wieviel Euro Umsatz rechnet sich dieser Mitarbeiter (m/w) ?

      d) wie flexibel möchte ich sein, um ggf. bei schwankenden Auftragseingängen auch im Personalkostenbereich schnell reagieren zu  können ?

      e) welche fachlichen Anforderungen an diese Planstelle haben sich geändert?

      etc. .

Daher ist die Entscheidung zur Einstellung neuer Mitarbeiter eine maßgebliche Führungsaufgabe.

 

I. Die Personalsuche / Ausschreibung:

 

Der Personalsuchprozess beginnt mit der Frage , wo die Bewerber zu finden sind (Region , Branche , Art des Unternehmens) , durch welche Medien ( Fach- oder Tageszeitung, Wochenblatt, Internet-Stellenbörse, Agentur für Arbeit (aller Vorurteile zum Trotz) , Vermittlung durch eigene Mitarbeiter (ggf. unterstützt durch Prämien), etc.) sie erreicht, und wie sie für die ausgeschriebene Position und das eigene Unternehmen interessiert werden können

 

Je nach Ansprache-Verfahren sollte die Ausschreibung inhaltlich mindestens fünf Kriterien erfüllen :

 

a)Sie sollte die Position so exakt wie möglich beschreiben , so dass die Anzahl unqualifi-

   zierter Bewerbungen so gering wie möglich bleibt.

b)Sie sollte hinsichtlich ihrer Ansprache ( verwendete Fachbegriffe, etc.) auf die Bewerber-

   zielgruppe ausgerichtet sein.

c) Sie sollte die beruflichen Voraussetzungen der Bewerber aufzeigen:

   Suchen Sie beispielsweise nach einem Auslieferungsmonteur und Fahrzeugführer gleicher-

   maßen, und schreiben dies so aus, wird die Bewerberzahl ggf. gering bleiben, da heutzutage

   Zusatzqualifikationen selbst zur Führung eines 7,5 t –LKW notwendig sind (C1,C1E, etc. ),

   welche die wenigsten Monteure/Schreiner besitzen. Hier könnten Sie alternativ Bewerber

   mit den notwendigen LKW-Führerscheinklassen und „handwerklichem Geschick“ in den

   Vordergrund stellen, um die Bewerberzielgruppe zu erhöhen, welche durch hausinterne

   Maßnahmen in der Montage weiter qualifiziert werden (oft kann man sich auch kosten-

   neutral an Herstellerschulungen von Einrichtungshäusern beteiligen, etc.)

d)Sie sollte Werbung für das eigene Unternehmen sein , und die Vorteile eines möglichen

   Stellenwechsels herausstellen .Sparen Sie hier nicht mit Eigenlob : Gutes Betriebsklima,

   soziale Sicherheit und gutes (= tarifliches) Einkommen können für Bewerber , welche sich

   über ihren Vorgesetzten ärgern oder Angst um die wirtschaftliche Zukunft ihres Arbeit-

   gebers haben, ein Wechselgrund sein.
 

e)Sie sollte die Hemmschwelle einer Bewerbung so niedrig wie möglich setzen, und daher

   unbedingt die Vertraulichkeit bei der Behandlung von Bewerbungen zusichern, Telefon-

   Auskünfte vorab anbieten und neben der Postadresse auch eine E-Mail Adresse für die

   Zusendung von Unterlagen benennen.

 

II. Das Prüfen von Bewerbungsunterlagen:

 

Die Prüfung von Bewerbungseingängen findet meist neben dem regulären Tagesgeschäft und somit oft mit zeitlichen Engpässen statt. Bei der Prüfung einer größeren Anzahl von Bewerbungen hat sich daher eine Methode bewährt , mit der schrittweise aussortiert wird:

1. Schritt: Optisches Aussortieren:

Bewerbungen , die nicht einem optischen Mindest-Standard entsprechen, werden sofort aussortiert. Auch wenn sich naturgemäß Bewerbungen von z.B. Lagerhilfskräften , qualifizierten gewerblichen Mitarbeitern oder PC-gewohnten kfm. Bewerbern unterscheiden, sollten Anschreiben (und wenn es nur ein 2-Zeiler ist), vollständiger Lebenslauf und entsprechende Kopien von AG-Zeugnissen Pflicht sein.

Ob aufwändige Heftungen bei manchen kaufmännischen Bewerbungen oder schlichte aber ordentliche Hüllen bei Gewerblern – die Bewerbungen müssen sauber und ordentlich sein, und vor allem eines erkennen lassen: Dass die Bewerber sich Mühe gegeben haben und ehrlich daran interessiert sind, in Ihrem Unternehmen eine Anstellung zu erhalten. Ein einziges Schreiben / eine E-Mail mit Hinweis auf verschiedene Qualifikationen und dem Vermerk, man möchte doch bei Interesse die vollständigen Unterlagen anfordern, sind ein klarer Fall für den Papierkorb.  

 

2. Schritt : Prüfung des Lebenslaufs:

Manche Bewerber senden ein mehrseitiges Anschreiben und seitenweise ausführliche Ergänzungen zu Ihren Erfahrungen, Kenntnissen, usw. .

Diese Ausführungen zum jetzigen Zeitpunkt schon zu lesen, ist für Sie nicht sinnvoll: Zum einen haben Sie nicht genügend Zeit dazu, zum anderen stellen diese Ausführungen lediglich die subjektiven Selbsteinschätzungen der Bewerber dar, und bringen Sie für einen ersten qualifizierten Eindruck noch nicht weiter. Die einzige Unterlage, mit welcher Sie sich ein einigermaßen objektives erstes Bild machen können, ist der Lebenslauf.

Daher überschlagen erfahrene Personaler beim „2. Schritt“ häufig Anschreiben und Zusatz- Ausführungen, um sofort den Lebenslauf zu überfliegen. Denn nur hier erkennen Sie, in welchen Branchen und Unternehmen die Bewerber tätig waren, wenige oder viele kurze Arbeitsverhältnisse, Lücken im Lebenslauf , Aus- und Weiterbildung, etc. .

Auch das Foto spielt hier schon eine wichtige Rolle : Hierbei ist es bei operativen Mitarbeitern (m/w) unerheblich , ob man „gut“ oder „weniger gut“, sympathisch aussieht, oder nicht. Ein Lichtbild sollte v.a. eines dokumentieren : Dass es dem Bewerber (m/w) mit der Bewerbung ernst ist.

Schnappschüsse von einer feucht-fröhlichen Feier mit einer unbekannten Schönen im Arm sind ebenso wenig zielführend wie geknickte Uralt Fotios, denen man ansieht , dass Sie noch aus der Resteschublade gekramt wurden, um sich den Weg zum Fotografen zu sparen.

 

3. Schritt : Detaillierte Prüfung der Unterlagen:    

 

a) Plausibilität des Lebenslaufes

Weichen bspw. die in den AG-Zeugnissen festgestellten Daten bzgl. Arbeitsbeginn und – ende von denen im Lebenslauf ab , ist sicher ebenso Vorsicht geboten wie bei zu häufigen AG-Wechseln , aus denen mangelndes Durchhalte- oder Anpassungsvermögen / Kritikfähigkeit zu erkennen ist . Bei Arbeitsbeginn und -ende sollten in jedem Fall die Monate aufgezeigt werden. Lediglich Aufzählungen von Jahreszahlen „2002 – 2004: Firma Müller , 2005 bis 2006: Firma Schmitz“ weisen entweder auf starke Oberflächlichkeit hin , oder aber sind ein Hinweis darauf, dass der Bewerber (m/w) Lücken im Lebenslauf verschleiern möchte.

 

b) AG Zeugnis :

Das AG-Zeugnis sollte u.a. folgende Bestandteile enthalten :

 

ba) Datum des Ein- und Austritts

„Krumme“ Datumsangaben (z.B. Austritt am 23. eines Monats, etc.) können auf eine sofortige arbeitgeberseitige Kündigung hinweisen , und sollten hinterfragt werden .


bb) Art der Tätigkeit :

Sind vom Bewerber (m/w) geschilderte, besondere Verantwortungen nicht im AG-Zeugnis enthalten, so treffen diese Behauptungen meist auch nicht zu.


bc) Die Art der „Zufriedenheit“:

Diese kann meist notenmäßig abgestuft gelesen werden : „(Stets) zur vollsten Zufriedenheit“ bedeutet meist ein „Sehr gut“, „zur vollen Zufriedenheit“ oft gute Leistung, und ein „zur Zufriedenheit“ befriedigende bis ausreichende Leistungen. Bei einem „bemühte sich...“ konnte der Bewerber den Anforderungen nicht gerecht werden, ein „..zeigte Interesse..“ bedeutet schlichtweg den Katastrophenfall.

 

bd) Ehrlichkeit :

Die Formulierung „ehrlich , fleißig, pünktlich, zuverlässig“ ist bei einigen Arbeitgebern leider aus der Mode gekommen. Dennoch sollte man darauf bestehen, dass in einem Arbeitgeberzeugnis die Formulierung „ehrlich“ (oder eine eindeutige entsprechende Umschreibung wie „hatte jederzeit unser vollstes Vertrauen“, o.ä.) zu finden ist. Ist dies nicht der Fall, macht aber das Zeugnis ansonsten einen guten Eindruck, sollte man dies beim Bewerber ansprechen.

 Tatsächlich gibt es Arbeitgeber, welche das „ehrlich“ schlichtweg vergessen, weil sie sich der Bedeutung nicht bewusst sind…dies sind jedoch nachweislich Einzelfälle !

Eine Rückfrage beim Arbeitgeber bringt hier Sicherheit. Da AG-Zeugnisse den Mitarbeiter grundsätzlich „nicht in seinem beruflichen Fortkommen behindern“ dürfen, wird man hierbei im Negativfall selten eindeutige Aussagen erhalten. Auf die Frage, ob ein Unterlassen der Formulierung „ehrlich“ ein Versehen gewesen ist, kann ein schlichtes „nein“ oder „dazu kann ich nichts sagen“ jedoch erschöpfend Aufschluss geben.    

Berichten die Bewerber – hiermit konfrontiert – offen und ehrlich über ihre Verfehlung, liegt eine weitere Berücksichtigung dieser Bewerbung in Ihrem Ermessen. Reagieren die Bewerber jedoch verschlossen, haben „wirklich keine Ahnung“ oder auch sofort eine Erklärung parat („Mein Arbeitgeber war so sauer, dass ich weggehen wollte, da ist er mir zuvorgekommen und wollte mir noch eins auswischen “, etc.) , tut man sich bei der Einstellung eines solchen Bewerbers keinen Gefallen.

 

be) Austrittsformulierungen:

Formulierungen wie „…verlässt uns auf eigenen Wunsch..“ oder „…das Arbeitsverhältnis musste aus betriebsbedingten Gründen / aus wirtschaftlichen Gründen  …beendet werden..“ sind eindeutig. Formulierungen jedoch wie „das Arbeitsverhältnis endet am..“ oder„.. verlässt uns am ..“ deuten auf eine arbeitgeberseitige Beendigung (oder ein „gegenseitiges Einvernehmen“) hin, und sollten ebenso hinterfragt werden, wie generell Beendigungen innerhalb der ersten 6-Monats-Frist.

 

bf) Manipulationen / Doppelungen im Zeugnis:

Fällt bei der Durchsicht von Arbeitgeberzeugnissen auf, dass einige Passagen oder Formulierungen absolut identisch sind, sollte nachgehakt werden.

Kommt hier die Begründung , der Arbeitgeber habe das Zeugnis halt selbst geschrieben , und sich der Einfachheit halber vorhergehende AG-Zeugnisse als Vorlage genommen, so mag dies in Ausnahmefällen zutreffen. In den meisten Fällen ist es jedoch ein Indiz dafür, dass entweder dieser Zeugnistext vom Bewerber manipuliert wurde, indem als positiv empfundene Passagen alter AG-Zeugnisse eingesetzt wurden , oder aber , dass im Rahmen einer gerichtlichen Auseinandersetzung dem Bewerber aufgegeben wurde, einen Zeugnisvorschlag zu machen. Auch hier werden dann häufig Passagen aus älteren Zeugnissen übernommen .

 

bg) Sonstige Formulierungen :

Darüber hinaus lohnt es sich , zwischen den Zeilen zu lesen. Zum Teil lassen sich Formulierungen wie folgt interpretieren : „Trug zum gutem Betriebsklima bei“ (Alkoholkonsum) , „Zeigte hohes Interesse für alle Belange des Unternehmens“ (neugierig), „Vertrat beharrlich seinen Standpunkt“ (opponiert gegen Entscheidungen ) , „Setzte sich intensiv für die sozialen Belange seiner Kollegen ein“ (BR-Mitglied oder zumindest BR-/gewerkschaftlich orientiert).

Bei manchen Positionen ist die Nachfrage nach Referenzen sinnvoll , da bei vertraulich zu behandelnden Bewerbungen Nachfragen bei früheren Arbeitgebern ausgeschlossen sind.

 

bh)Fehlende Zeugnisse

Es gibt Unternehmen, welche Ihren Mitarbeitern nur auf ausdrücklichen Wunsch Arbeitszeugnisse ausstellen. Wird man von einem anderen Arbeitgeber abgeworben oder geht man im Streit, kann es tatsächlich vorkommen, dass kein Zeugnis verlangt wird, und somit eine Lücke entsteht. In einem solchen Fall        ( oder bei Verlust von Zeugnissen) sollte der Bewerber jedoch eine oder mehrere Referenzen nennen , bei welchem man sich bestätigen lassen kann, dass zumindest die Zeit dort geleistet wurde.

 

III. Bewerbercheckliste und Bewerbergespräch :

 

Über die Durchführung von Bewerbungsgesprächen existiert mittlerweile auch eine Fülle an Literatur. Inwiefern sämtliche möglichen Ausprägungen genutzt werden sollten , bleibt dahingestellt (so führen Personaler ihre Bewerbungsgespräche teilweise bewusst an Glastischen , um die Bein- und Fuß-Stellung der Bewerber zu beobachten. In anderen Fällen werden Bewerber regelmäßig in Warteräumen platziert , um bei deren Abholung schließlich festzustellen , welches Sitzmöbel oder welche Zeitschrift gewählt oder in welcher Sitz-/“Liege“-Position man angetroffen wurde, etc. ) .

 

Es ist sinnvoll, stets mehrere (jedoch nicht zu viele) Bewerber zum Gespräch für die gleiche Position einzuladen. Meist werden „drei“ Bewerber als Richtschnur genannt. Besteht bei Bewerbergruppen die Erfahrung, dass ein gewisser Prozentsatz Termine dann doch nicht wahr nimmt, kann/sollte diese Zahl von vorn herein angehoben werden.

 

Neben sorgsam geprüften Unterlagen mit Frage-Anmerkungen im Lebenslauf und AG-Zeugnissen sowie ggf. separatem Frageformular sollte das Aufgabenprofil ebenso feststehen wie die Einkommensbereiche je nach Qualifikation und die Entwicklungsmöglichkeiten

 

Die Bewerbercheckliste dient im Bewerbergespräch als Interview-Leitfaden sowie zum Abschluss der übersichtlichen und qualifizierten Bewertung der jeweiligen Bewerber-gespräche, und enthält folgende Bestandteile :

 

a) Name des Bewerbers, Datum und Position

b) Eine vertikale Auflistung von verhaltensorientierten Kriterien (z.B. selbständiges Arbeiten, Offenheit, Übernahme von Verantwortung, Teamfähigkeit, Führungsfähig, Kritikfähigkeit, Engagement, etc.) und fachlichen Kriterien (z.B. Branchenerfahrung, Führerscheinklassen, Erfahrungen in verschiedenen Aufgabenbereichen, etc. )

c) Hinter jedem Kriterium werden horizontal Schulnoten von 1 (sehr gut) bis 5 (mangelhaft) angetragen.

 

Diese Checkliste wird zunächst blanko in mehreren Ausdrucken erstellt, und dann pro Bewerber (m/w) individuell ausgefüllt Am Ende des Bewerbungsgespräches, welches u.a. zu Beginn einige allgemeinen Fragen zum „warmwerden“ enthalten sollte, werden die einzelnen Kriterien der Bewerber benotet, um später einen Vergleich zwischen den Bewerbern anstellen und eine Entscheidung treffen zu können.  

 

Oft empfiehlt es sich , Bewerbergespräche mindestens zu zweit zu führen – u.a. um sich bei der Nachbereitung/Bewertung des Gespräches eine zweite Fachmeinung einzuholen. Auch wenn manche Führungskräfte in Spitzenpositionen gewohnt sind , im Tagesgeschäft alleine die richtigen Entscheidungen zu formulieren , ist die Unterstützung entweder durch geschulte Personaler oder sonstige erfahrene Mitarbeiter wichtig , denn die Qualität der Bewerber-beurteilung erhöht sich nicht proportional zur Hierarchieebene , in welcher die Entscheidung getroffen wird. Größere Unternehmen setzen teilweise mehrere Gesprächsstufen hintereinander ein (Grundsatzgespräch , Praxistest, etc. ) , bevor der dann der oberste Entscheidungsträger im finalen Gespräch über den „letzten Eindruck“ entscheidet.

 

Michael Steinkühler 

Steinkühler Unternehmensberatung GmbH & Co. KG

 

 


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